Comunicación interna

En Unagi fomentamos las discusiones de forma asincrónica por sobre la sincrónica. Y por discusión no nos referimos a una charla hablada, sino a cualquier tipo de comunicación donde se intercambien ideas. En cualquiera de sus formas, si una discusión forma parte de una tarea, está perfecto que se lleve a cabo. Sea con el cliente, con los usuarios o con alguien del equipo. El tema es cómo se inicia y lleva adelante esa discusión.

Antes de escribirle por un chat a alguien o hablarle en persona, debemos pensar que esa persona puede estar haciendo otra tarea. Si nosotros lo interrumpimos, estamos quitándole el foco de lo que estaba haciendo y dando por hecho que lo nuestro es urgente.

En cambio, las discusiones que se inician asincrónicamente ayudan a no interrumpir a los demás y obligan a las personas a bajar de forma ordenada sus ideas. Pero a no confundir. Cuando hablamos de interrupción no estamos diciendo que reunirte es una interrupción. Si la discusión debe hacerse a través de una reunión o videollamada, está perfecto que así sea. El tema aquí es que el pensamiento debe cambiar completamente para que valoremos el trabajo de los demás. Antes de iniciar una discusión deberíamos preguntar: ¿es esto realmente urgente -y uso un ping- o puede esperar unas horas -y uso message-?

En cualquier caso, las discusiones deben llevarse a cabo en donde corresponda (como el to-do de una tarea, por ejemplo) y sólo con la gente involucrada, para no mandar notificaciones a quien no corresponde. Además, en vez de enviar un mensaje en el chat como “Avisame cuando tengas un ratito que te quiero consultar algo”, es mejor enviar un “Avisame cuando tengas un ratito que quiero consultarte por el problema X”. De esa forma, la persona que lo lee sabe si es algo urgente o puede esperar.

Si, como ocurre muchas veces, la discusión se extiende demasiado sin llegar a nada concreto o se generan confusiones, es mejor pasar a una reunión presencial o a un chat. No tiene sentido tener un mensaje con 30 comentarios que giran en torno a la mismo.

El Campfire está hecho para conversaciones inmediatas o para consultar algo a todo el equipo. Caso contrario, se debe crear un to-do dentro del proyecto.

Discutir una idea

Si hay que discutir algo, primero debe presentarse la idea por escrito (esto ayuda a pensarla también) para luego discutirla mediante comentarios -o planificando una reunión-. No queremos más discusiones perdidas en un chat ni discusiones sin contexto. Todo debe quedar documentado dentro del mismo proyecto.

Reuniones presenciales

En Unagi buscamos reducir las acciones sincrónicas y favorecer las asincrónicas. Eso debería disminuir la cantidad de reuniones personales. Sin embargo, siempre hay cosas que son mejor hablarlas en persona. En tal caso, la reunión debe tener un responsable, quien será el encargado de elaborar un documento (minuta) donde se detalle el/los objetivo/s de la reunión. En consecuencia, este documento debe prepararse antes de la reunión. La idea es que el documento sirva para que las reuniones no se vayan por las ramas y todos siempre tengamos claro el objetivo. Durante la reunión -o tras la misma- el documento debe ser actualizado con el detalle de los temas tratados y/o las decisiones tomadas.